Règles de travail de l’UAI

Mise à jour : Paris, 31 Juillet, 2020

I. NON-DISCRIMINATION
II. MEMBRES NATIONAUX
III. MEMBRES INDIVIDUELS ET JUNIORS
IV. RESOLUTIONS DE L’UNION
V. RELATIONS EXTERIEURES
VI. QUESTIONS FINANCIERES
VII. REGLES DE PROCEDURE DU COMITÉ EXÉCUTIF
VIII. REUNIONS SCIENTIFIQUES ET PUBLICATIONS
IX. MANDAT DES DIVISIONS
X. MANDAT DES COMMISSIONS
XI. COMITE SPECIAL DES NOMINATIONS
XII. STATUT « ASSOCIE » DE L’UAI

INTRODUCTION ET JUSTIFICATION

Les Statuts de l’Union astronomique internationale (UAI) définissent les objectifs et la structure organisationnelle de l’Union, et son Règlement intérieur précise les principales tâches des différents organes de l’Union dans le cadre de la mise en œuvre des dispositions des Statuts. Les Règles de travail visent à aider les membres et les organes directeurs de l’Union à réaliser ces tâches de façon appropriée et efficace. Chacune des parties ci-dessous est précédée d’une introduction indiquant les objectifs à atteindre avec les procédures définies dans les paragraphes qui suivent. Le Comité exécutif actualise les Règles de travail selon que de besoin pour refléter les procédures applicables et pour optimiser les services de l’UAI à ses membres.

I. NON-DISCRIMINATION

L’Union astronomique internationale (UAI) respecte les règlements du Conseil international pour la science (ICSU) et souscrit aux actions prises par le Comité permanent pour la liberté dans la conduite de la science en matière de non-discrimination et d’universalité de la science (cf. § 22 ci-dessous).

II. MEMBRES NATIONAUX

L’objectif des règles relatives aux candidatures en tant que Membre national est de vérifier que le Membre national candidat représente bien une communauté astronomique qui n’est pas déjà représentée par un autre Membre, et que son adhésion sera pleinement bénéfique pour la communauté concernée (cf. Statuts § IV).

1. Les candidatures en tant que Membre national doivent donc décrire clairement les conditions essentielles suivantes :

1.a. la définition précise de la communauté astronomique qui sera représentée par le Membre candidat ;

1.b. l’état actuel et le développement attendu de cette communauté astronomique ;

1.c. la façon dont le Membre national candidat représente cette communauté ;

1.d. si la candidature est pour une adhésion permanente, temporaire ou à titre prospectif ;

1.e. la catégorie dans laquelle le Membre national candidat souhaite être classé (cf. Règlement intérieur § 25) ;

1.f. la procédure par laquelle la cotisation annuelle du Membre national sera payée rapidement et intégralement.

2. Les candidatures en tant que Membre national sont soumises au Secrétaire général, qui les transmet au Comité exécutif pour examen comme prévu dans les Statuts.

III. MEMBRES INDIVIDUELS ET JUNIORS

L’adhésion à l’UAI est requise pour participer activement aux résolutions et aux processus processus décisionnels de l’UAI. En outre, seul.es les membres de l'UAI peuvent occuper des postes de direction au sein du Comité exécutif, des Divisions, des Commissions, des Groupes de Travail et du Comité national d’astronomie. Les lignes directrices pour l’admission de nouveaux Membres individuels, juniors ou honoraires sont rédigées et régulièrement actualisées par le Comité d’admission.

a. Membres individuels : Des scientifiques professionnels dont les recherches sont directement pertinentes pour certains domaines de l’astronomie peuvent devenir Membre individuel de l’Union (cf. Statuts § V). L’admission des Membres individuels est validée chaque année par le Comité exécutif sur proposition d’un Membre national. Toutefois, les Présidents de Division peuvent également proposer l’adhésion de membres individuels lorsque la procédure normale n’est pas applicable ou possible (cf. Règlement intérieur § 4). Les présentes règles visent à garantir que toutes les candidatures soient traitées de manière uniforme, et que l’ensemble des membres soient parfaitement intégrés aux activités de l’Union et y contribuent pleinement.

b. Membres juniors : Des scientifiques qui ont achevé leur doctorat et envisagent de devenir des chercheurs professionnels dans l’un des domaines de l’astronomie peuvent devenir Membre junior de l’Union. L’adhésion des Membres juniors est validée chaque année par le Comité exécutif sur proposition d’un Membre national, soutenue par au moins deux référents ayant évalué le potentiel du candidat pour devenir un astronome professionnel. L’adhésion en tant que Membre junior est temporaire et ne peut pas durer plus de 6 ans.

c. Membres honoraires : Des personnes qui ont apporté une contribution notable au développement de la recherche en astronomie dans leur pays, qui ne sont pas des astronomes professionnels (cf. III.a) et ne répondent pas aux critères pour être Membre individuel au titre des dispositions du point III.4, peuvent se voir proposer de devenir Membre honoraire de l’UAI.

3. Le terme "scientifique professionnel" désigne normalement une personne qui a un doctorat ou une expérience équivalente en astronomie ou dans un domaine scientifique connexe, et dont les activités professionnelles comportent une part importante de travaux en lien avec l’astronomie.

4. Les Membres nationaux et les Présidents de Division peuvent proposer la candidature de Membres individuels ou juniors ne relevant pas de la catégorie des scientifiques professionnels, dès lors que la personne concernée a apporté des contributions majeures à l’astronomie, par exemple par des activités d’enseignement ou de recherche en lien avec le domaine. Ces propositions doivent être accompagnées d’une motivation détaillée de ce qui pourrait être considéré comme une exception à la règle.

5. Avant le 1^er octobre de chaque année, les Présidents du Comité national d’astronomie (CNA) ou de l’Organisation membre (selon le cas), ou les Présidents de Division (s’il n’y a pas de Comité national d’astronomie ni d’Organisation membre) seront invités à proposer de nouveaux Membres individuels ou juniors.

Ces propositions devront parvenir au plus tard le 15 décembre au Secrétaire général qui les communiquera aux éventuels Membres nationaux concernés pour qu’ils puissent ajouter la ou les personne(s) en question sur leur propre liste de propositions de Membres individuels ou juniors. Les différents Comités nationaux d’astronomie et Organisations membres doivent évaluer les candidatures et transmettre au Secrétaire général leurs listes de Membres individuels ou juniors (avec l’évaluation par leurs référents pour ces derniers) proposés au plus tard le 15 février. Les propositions tardives ne seront pas prises en considération.

6. Le Secrétaire général soumet toutes les propositions de Membres individuels et juniors au Comité d’admission pour examen, comme suit :

6.a une liste de tous les Membres individuels proposés par les Membres nationaux ;

6.b une liste de tous les Membres individuels proposés par les Présidents de Division conformément au Règlement intérieur § 4 ;

6.c une liste de tous les Membres juniors proposés par les Membres nationaux, avec les évaluations de leurs référents ;

6.d une liste de tous les Membres juniors proposés par les Présidents de Division conformément au Règlement intérieur § 4, avec les évaluations de leurs référents

7. Le Comité d’admission examine toutes les propositions d’adhésion et transmet les listes définitives des Membres individuels et juniors au Secrétaire général avant le 31 mars. Ces listes définitives sont ensuite soumises au Comité exécutif pour approbation.

8. Les propositions d’adhésion comportent le nom complet, la date de naissance et la nationalité du candidat, ses adresses postale et électronique, l’université, l’année et le sujet de son diplôme (master ou doctorat en sciences ou équivalent), l’entité dont il dépend et son poste, le Membre national ou la Division qui le propose, la ou les Division(s) que le candidat souhaite intégrer, les références d’au moins trois publications et tout autre détail utile.

8.a Les membres juniors doivent indiquer au moins une Division qu'ils souhaitent rejoindre, et ils peuvent rejoindre les Commissions et les Groupes de Travail selon les mêmes règles que les Membres individuels. Ils peuvent assumer n'importe quel rôle dans n'importe quel Groupe de Travail et ils peuvent occuper un poste au sein de n'importe quelle commission, sauf en tant que président ou vice-président de Commission, à moins que ce ne soit dans des Commissions spécifiquement établies pour les Membres juniors. En ce qui concerne les détails de la proposition junior, le § III 8. ci-dessus s'applique. Il est entendu que, étant donné la grande mobilité attendue des membres juniors, leur confirmation ou la proposition de devenir un Membre individuel régulier (§ III 5.) peut être soumise par un membre national différent du premier proposant.

8.bis Les Membres honoraires sont dispensés de choisir une affectation dans une Division en particulier et n’ont pas de droit de vote.

9. Les Membres nationaux doivent informer rapidement par écrit le Secrétaire général du décès d’un Membre individuel ou junior qu’ils représentent. Les Membres nationaux sont également priés de proposer la radiation de Membres individuels ou juniors qui ne seraient plus actifs dans le domaine de l’astronomie, en incluant l’accord écrit du membre concerné, et de signaler tout changement dans les informations de contact d’un membre. Ces propositions sont soumises au Secrétaire général en même temps que les propositions de nouveaux Membres, tandis que les actualisations concernant les membres existants sont les bienvenues tout au long de l’année

10. Le Comité d’admission conseille le Comité exécutif sur les questions liées à l’admission de Membres individuels, juniors et honoraires (Statuts § 13f.).

10.a Trois mois avant une Assemblée générale, le Comité d’admission prépare une liste d’au moins 10 Membres individuels de l’Union qui acceptent d’entrer en fonction au sein du Comité pour la prochaine période triennale s’ils sont élus, dont un candidat proposé pour le poste de Président. Le Secrétaire général transmet cette liste aux Membres nationaux et les invite à présenter des candidatures supplémentaires au plus tard un mois avant l’Assemblée générale. Le Comité d’admission vérifie que la liste correspondante est conforme aux dispositions du point 13 des Statuts et aux principes généraux d’équilibre scientifique, géographique et femmes/hommes. Les membres ne peuvent normalement pas assurer plus de deux mandats consécutifs, et il est souhaitable qu’environ la moitié des membres soit remplacée à chaque élection. Le Président du Comité d’admission présente la liste des candidatures aux Membres nationaux, accompagnée du rapport du Comité sur la précédente période triennale au début de l’Assemblée générale, l’élection ayant lieu lors de la session de clôture.

11. Avant le 1^er octobre de l’année précédant une Assemblée générale, les Membres nationaux seront invités à présenter des candidatures de Membres honoraires. Il ne peut pas y avoir plus d’une candidature de Membre honoraire par Membre national par période triennale. Les candidatures doivent être accompagnées d’un curriculum vitae de la personne et d’une motivation documentée justifiant la candidature.

12. Le Secrétaire général est chargé de tenir à jour les listes de tous les Membres nationaux, individuels et juniors, et les rend accessibles aux membres sous format électronique. Les procédures de diffusion de ces listes sont établies par le Secrétaire général en veillant à ce que l’annuaire des membres soit protégé comme il se doit contre toute utilisation non voulue ou inappropriée.

IV. RÉSOLUTIONS DE L’UNION

Traditionnellement, les décisions et recommandations de l’Union sur des questions scientifiques et organisationnelles, d’importance générale ou notable, sont exprimées dans les Résolutions de l’Union. Pour que ces Résolutions comptent dans la communauté internationale, elles doivent traiter de questions astronomiques ayant une grande incidence sur la société internationale, ou de questions de politique internationale importantes pour la communauté astronomique internationale dans son ensemble.

Les Résolutions sont adoptées par l’Union après une préparation minutieuse par les organes compétents de l’Union. Le texte de la proposition de résolution doit être quasi-achevé avant le début de l’Assemblée générale, de façon à laisser le temps aux Membres individuels, juniors et nationaux de l’étudier avant son examen par l’Assemblée générale. Les procédures ci-après ont été établies à ces fins :

13. Les propositions de Résolutions devant être adoptées par l’Union peuvent être présentées par un Membre national, le Comité exécutif, une Division, une Commission ou un Groupe de travail. Elles traitent des questions spécifiques telles que décrites ci-dessus, définissent les objectifs à atteindre, et décrivent la ou les actions qui doivent être entreprises par les Membres du Bureau, le Comité exécutif, ou les Divisions pour réaliser ces objectifs.

14. Les Résolutions sur lesquelles l’Union peut être invitée à voter relèvent de trois catégories établies au point 14 des Statuts de l’Union :

14.a. les Résolutions ayant des incidences sur le budget de l’Union (Statuts 14a) ;

14.b. les Résolutions relatives à l’administration de l’Union mais sans incidences financières (Statuts 14b) ;

14.c. les Résolutions de nature essentiellement scientifique (Statuts 14).

Les propositions de Résolutions sont présentées conformément aux Lignes directrices pour les Résolutions de l’UAI, également disponibles auprès du Secrétariat de l’UAI. Elles peuvent être présentées soit en anglais soit en français et feront l’objet de débats et de votes dans la langue originale. Une fois reçue, chaque Résolution proposée est accessible sur le site internet de l’Union. Après approbation, les Résolutions sont publiées et une traduction dans l’autre langue est fournie.

15. Les Résolutions ayant des incidences sur le budget de l’Union doivent être soumises au Secrétaire général au moins neuf mois avant l’Assemblée générale afin qu’elles puissent être prises en compte dans le budget de la période triennale suivante. Toutes les autres Résolutions doivent être soumises au Secrétaire général six mois (Règlement intérieur 7c et 7d) avant le début de l’Assemblée générale. Le Comité exécutif peut décider d’accepter des propositions tardives dans des circonstances exceptionnelles.

16. Avant d’être soumises au vote de l’Assemblée générale, les propositions de Résolutions seront examinées par le Comité exécutif, les Présidents de Division et par un Comité des Résolutions, qui est constitué par le Comité exécutif. Le Comité des Résolutions est composé d’au moins trois membres de l’Union, dont l’un est membre du Comité exécutif, et l’un doit être un membre déjà en fonction lors de la période triennale précédente. Il est nommé par l’Assemblée générale lors de sa session finale et reste en place jusqu’à la fin de l’Assemblée générale suivante.

17. Le Comité des Résolutions examinera la teneur, la formulation et les effets de l’ensemble des propositions de Résolutions rapidement après leur présentation. Il vérifiera en particulier les points suivants :

i. pertinence du sujet pour une Résolution de l’UAI ;

ii. correction de la formulation qui ne doit pas présenter d’ambiguïtés ;

iii. cohérence avec les Résolutions précédentes de l’UAI.

Le Comité des Résolutions peut renvoyer une Résolution à ceux qui l’ont proposée pour révision, ou en proposer le retrait s’il juge que le texte comporte des problèmes importants mais il ne peut pas la supprimer ni en modifier la substance de sa propre initiative. Le Comité des Résolutions conseille le Comité exécutif sur la question de savoir si le sujet d’une proposition de Résolution est principalement de nature politique ou scientifique. Le Comité des Résolutions informe également le Comité exécutif de tout problème éventuellement décelé dans la substance d’une Résolution proposée.

18. Le Comité exécutif examinera la substance et les implications de toutes les Résolutions proposées. Les Résolutions proposées sont publiées dans le journal de l’Assemblée générale avant la session finale ; il doit y être précisé si la Résolution est ouverte au vote électronique après l’Assemblée générale. Le Comité des Résolutions présentera les propositions au cours de la session plénière de l’Assemblée générale avec ses recommandations et celles du Comité exécutif, le cas échéant, quant à leur approbation ou leur rejet. Un représentant de l’organe qui propose la Résolution aura la possibilité de défendre le texte en question devant l’Assemblée générale, avant la tenue du débat.

19. Les Résolutions qui ont des incidences sur le budget de l’Union font l’objet d’un vote par les Membres nationaux au cours de la session plénière finale de l’Assemblée générale. Les autres résolutions peuvent être soumises au vote des Membres nationaux ou des Membres individuels our junior, selon ce qui convient, conformément aux dispositions des Statuts de l’Union, par correspondance après l’Assemblée générale. L’Union facilitera les échanges sur les Résolutions par voie électronique en les diffusant sur le site internet de l’Union préalablement au vote, qu’il ait lieu lors de l’Assemblée générale ou électroniquement (Statuts 15.a et 15.b).

V. RELATIONS EXTÉRIEURES

Les contacts avec d’autres organisations scientifiques internationales, les organismes publics nationaux et internationaux, les médias et le grand public prennent de l’ampleur et de l’importance. Pour conserver une cohérence des politique générales sur des questions d’importance internationale, une délégation de pouvoirs claire est nécessaire. Cela est notamment réalisé grâce à la désignation par le Comité exécutif des représentants de l’Union au sein d’autres organisations scientifiques (cf. Règlement intérieur § 15). Des règles supplémentaires sont précisées ci-après.

20. Les Représentants de l’Union au sein d’autres organisations scientifiques sont nommés par le Comité exécutif après consultation de la ou des Division(s) dans le ou les domaine(s) concerné(s).

21. Au sein des autres organisations internationales, par exemple l’Organisation des Nations Unies, l’Union est normalement représentée par son Secrétaire général ou le Secrétaire général adjoint, selon la décision du Comité exécutif.

22. L’Union apporte un soutien fort aux directives du Conseil international pour la science (ISC) pour ce qui est de la liberté et de l’universalité de la science. Les participants à des activités financées par l’UAI qui estimeraient avoir fait l’objet de discrimination sont incités, tout d’abord, à demander des éclaircissements quant à l’origine de l’incident, qui peut résulter d’incompréhensions ou des différences culturelles qui existent dans un environnement international. Si ces tentatives de clarification n’aboutissent pas, il convient de contacter le Secrétaire général qui prendra des mesures pour remédier au problème.

23. Les déclarations publiques qui sont attribuées à l’Union ne peuvent être faites que par le Président, le Secrétaire général ou le Comité exécutif. Le Secrétaire général peut, en consultation avec la Division concernée, nommer des Membres individuels de l’Union ayant une compétence particulière sur des questions suscitant l’attention des médias et du grand public en tant que porte-paroles de l’UAI sur des sujets précis.

VI. QUESTIONS FINANCIÈRES

La grande majorité des ressources financières de l’Union proviennent des Membres nationaux, conformément aux dispositions des Statuts § XII et du Règlement intérieur § VII. L’objet des procédures décrites ci-dessous est double : (i) fournir au Secrétaire général et au Comité exécutif les meilleurs conseils et orientations possibles pour la planification et la gestion des affaires financières de l’Union, et (ii) fournir aux Membres nationaux un mécanisme leur permettant de contribuer de façon continue à ces affaires et d’en avoir un suivi entre les Assemblées générales et pendant leur préparation. Les procédures adoptées à ces fins sont les suivantes :

24. À la fin de chacune de ses sessions finales, l’Assemblée générale nomme un Comité des finances de 5-6 membres, dont un Président.

24.a Trois mois avant une Assemblée générale, le Comité des finances prépare une liste d’au moins 10 Membres individuels de l’Union qui acceptent d’œuvrer au sein du Comité pour les trois années suivantes, s’ils sont élus, y compris un candidat pour le poste de Président. Le Secrétaire général transmet cette liste aux Membres nationaux en les invitant à proposer des candidatures supplémentaires dans un délai d’un mois avant l’Assemblée générale. Le Comité des finances vérifie que la liste qui en résulte est conforme aux dispositions du point 13 des Statuts et aux principes généraux d’équilibre scientifique, géographique et femmes/hommes. Les Membres ne peuvent normalement pas assurer plus de deux mandats consécutifs, et il est souhaitable qu’environ la moitié des membres soit remplacée à chaque élection. Le Président du Comité des finances présente la liste des candidatures aux Membres nationaux, accompagnée du rapport du Comité sur la précédente période triennale au début de l’Assemblée générale, l’élection finale ayant lieu lors de la session de clôture. Le Comité des finances reste en place jusqu’à la fin de l’Assemblée générale suivante Statuts § 13.d) et coopère avec les Membres nationaux, le Comité exécutif et le Secrétaire général selon les modalités suivantes :

24.b Un Comité budgétaire est constitué par le Comité exécutif, en y incluant les personnes suivantes : le Secrétaire général, le Secrétaire général adjoint, un Vice-Président et le Chef de l’administration, qui ne dispose pas de droit de vote. Le Comité budgétaire est généralement mis en place à l’occasion de la deuxième réunion du Comité exécutif lors de l’Assemblée générale, mais il peut être complété à tout moment si un poste est vacant. Les tâches du Comité budgétaire sont décrites dans les sous-sections ci-après.

24.c Le principal instrument de la gestion financière de l’Union est constitué par les prévisions budgétaires triennales qui sont approuvées par l’Assemblée générale comme indiqué à la sous-section 24.d. Indépendamment des exigences en matière de préparation du Rapport financier annuel et de l’audit annuel, décrites à la sous-section 24.d, le Secrétaire général et le Chef de l’administration doivent toujours être attentifs au scénario global des prévisions triennales lors de l’approbation d’un engagement de dépenses, en particulier pour des projets ou des activités qui couvrent une seule année. La procédure permettant de s’écarter des prévisions triennales est décrite aux sous-sections 25.a et 25.b.

24.d Après la fin de chaque année, le Comité budgétaire, sous la direction du Secrétaire général, prépare un Rapport financier présentant les résultats financiers de l’Union par rapport au budget qui a été approuvé pour l’année correspondante par l’Assemblée générale précédente. Tous les écarts importants relativement au budget approuvé y sont analysés et des mesures sont proposées pour y remédier, notamment des ajustements justifiés de certaines lignes budgétaires, qui doivent être approuvés par le Comité exécutif, comme indiqué à la sous-section 25.a. Le Rapport financier est approuvé par les Membres du bureau, soit pendant leur réunion annuelle, soit par voie électronique. Le Secrétaire général demande ensuite un audit juridique des comptes par un auditeur externe agréé. L’auditeur établit un rapport à l’intention de l’Assemblée générale. Le Secrétaire général fournit au Comité des finances le Rapport financier et le rapport de l’auditeur. Après avoir reçu les rapports précités transmis par le Secrétaire général, le Comité des finances examine les comptes de l’Union à la lumière du budget correspondant et de toute décision pertinente ultérieure du Comité exécutif. Il présente ses conclusions et recommandations au Comité exécutif lors de sa réunion suivante. Le Comité des finances peut à tout moment, à la demande du Comité exécutif ou du Secrétaire général, ou de sa propre initiative, conseiller le Secrétaire général et/ou le Comité exécutif sur tout aspect relatif aux affaires financières de l’Union. Une fois qu’il a été approuvé par le Comité exécutif, le Rapport financier est envoyé aux Membres nationaux, avec indication de l’avis du Comité des finances. Une synthèse approuvée par le Comité exécutif du Rapport financier et du budget actualisé pour l’année suivante (voir 24.e) sera publiée sur le site Web de l’UAI, sous l’onglet « Administration ».

24.e Vers la fin de l’année précédant une Assemblée générale, le Comité budgétaire, sous la direction du Secrétaire général, soumet, après consultation des Membres du bureau et d’autres parties prenantes le cas échéant, au Comité des finances pour examen un projet préliminaire de budget pour la période triennale suivante. Le projet de budget, actualisé le cas échéant selon les commentaires et conseils du Comité des finances, est soumis au Comité exécutif pour approbation avec le rapport du Comité des finances et il est envoyé aux Membres nationaux en tant que projet de budget conformément aux dispositions du point 7b du Règlement intérieur. La proposition finale de budget telle qu’approuvée par le Comité exécutif est soumise aux Membres nationaux avec indication de l’avis correspondant du Comité des finances.

24.f Avant la première session d’une Assemblée générale, le Comité des finances soumet au Comité exécutif un rapport, comprenant le rapport de l’auditeur, sur ses conclusions et recommandations quant à l’évolution des finances de l’Union au cours des trois années précédentes. Le Comité des finances prépare également, en consultation avec les Membres nationaux, une liste de candidats pour la composition du Comité des finances au cours de la période triennale suivante, de préférence en assurant un équilibre entre les nouveaux membres et les membres déjà en poste.

24.g Le rapport du Comité des finances, accompagné des comptes détaillés audités et des commentaires antérieurs sur la proposition de budget pour la période triennale suivante, constituera une base appropriée pour les discussions du Comité des finances en vue de ses recommandations à l’Assemblée générale concernant l’approbation des comptes pour les trois années précédentes et du budget pour la période triennale suivante, ainsi que le futur Comité des finances. Une synthèse approuvée par le Comité exécutif des comptes relatifs aux trois années précédentes et du budget pour la période triennale suivante sera publiée sur le site Web de l’UAI, sous l’onglet « Administration ».

25. Le Secrétaire général est responsable de la gestion des affaires financières de l’Union selon le budget approuvé (cf. Règlement intérieur § 28).

25.a Le Comité budgétaire, sous la direction du Secrétaire général, peut proposer au Comité exécutif pour approbation des modifications spécifiques des budgets annuels dès lors qu’elles correspondent aux intentions de l’Assemblée générale lors de l’approbation du budget. Le Comité budgétaire ne peut réduire des lignes budgétaires approuvées sans l’approbation du Comité exécutif. Les modifications sont normalement présentées au Comité exécutif lors de sa réunion annuelle ; leur approbation peut sinon éventuellement avoir lieu par voie électronique. Aucune modification du budget approuvé n’est possible sans l’approbation du Comité exécutif.

25.b Le Secrétaire général ne peut pas, sans autorisation du Comité exécutif, approuver des dépenses excédant le budget approuvé de plus de 10 % de toute ligne budgétaire importante ou de 2 % du budget total d’une année donnée, selon le montant qui est le plus élevé. Cette restriction ne s’applique pas lorsque des financements extérieurs ont été alloués à des fins précises, par exemple des subventions de voyage pour une Assemblée générale. En cas d’activités pluriannuelles, le montant triennal alloué à une ligne budgétaire importante sert de base aux orientations ci-dessus.

25.c A moins d’être spécifiquement indiqués dans le budget approuvé, les engagements contractuels de plus de 50 000 € ou avec des délais de réalisation de plus de 3 ans nécessitent l’approbation supplémentaire du Président de l’Union.

26. Le Chef de l’administration est responsable de la gestion quotidienne du Secrétariat de l’Union à Paris.

26.a Le Chef de l’administration gère les paiements et les factures relatifs aux opérations, activités ou projets approuvés, il vérifie que les paiements ne dépassent pas la ligne budgétaire correspondante (conformément aux orientations figurant à la sous-section 25.b), et il les soumet pour approbation au Secrétaire général. Le Secrétaire général examine les factures le plus rapidement possible et il les approuve ou demande des éclaircissements si besoin. En cas de différend légitime concernant un paiement, le Secrétaire général ou le Chef de l’administration demande conseil au Comité budgétaire en vue de sa résolution ; si aucune solution n’est trouvée, la question est portée à l’attention du Comité exécutif.

Le Secrétaire général informe le Comité budgétaire à l’avance de toute période prolongée pendant laquelle il ou elle est susceptible de ne pas pouvoir être joignable. Si le Secrétaire général n’est pas en mesure d’autoriser des paiements pendant une période prolongée, il ou elle délègue son pouvoir au Secrétaire général adjoint pour cette période. Le pouvoir est délégué automatiquement au Secrétaire général adjoint si le Secrétaire général est empêché par une raison de force majeure.

26.b Le Chef de l’administration est responsable de l’intégration des données relatives à toute transaction financière dans le logiciel de comptabilité utilisé par l’UAI et il veille à ce que la comptabilité de l’Union soit à jour, dans le respect des règles comptables en vigueur. En outre, il aide à la préparation des documents nécessaires pour l’audit annuel.

26.c Le Chef de l’administration est chargé de veiller au bon fonctionnement des systèmes informatiques utilisés pour la comptabilité financière, la gestion des cotisations des Membres nationaux, ainsi que celle des subventions en lien avec l’Assemblée générale. Toute proposition de modification des systèmes précités doit être approuvée par le Chef de l’administration qui, en cas de doutes, peut consulter des experts externes.

26.d Le Chef de l’administration prépare les projets de budgets et de rapports pour le Secrétaire général et le Comité budgétaire.

27. Les Représentants nationaux, en approuvant les comptes de la période triennale précédente, déchargent le Secrétaire général et le Comité exécutif de la responsabilité de la période en question.

VII. RÈGLES DE PROCÉDURE DUCOMITÉ EXÉCUTIF

Le Comité exécutif doit répondre rapidement aux événements, aussi doit-il pouvoir tenir des discussions et prendre des décisions dans un délai relativement court et sans se réunir physiquement. Les règles ci-après, selon les dispositions du point 14 du Règlement intérieur, sont conçues pour faciliter les actions du Comité exécutif, tout en donnant à ses décisions le même statut juridique que celui des décisions prises lors de réunions en présentiel.

28. Le Comité exécutif doit se réunir en présentiel au moins une fois par an. Lors des années d’une Assemblée générale, il se réunit en parallèle et sur le site de l’Assemblée générale. Les autres années, le Comité exécutif décide de la date et du lieu de sa réunion régulière. Les réunions du Comité exécutif sont présidées par le Président ou, si celui-ci n’est pas disponible, par le Président désigné ou par l’un des Vice-Présidents choisis par le Comité exécutif pour faire fonction.

29. La date et le lieu de la prochaine réunion régulière du Comité exécutif doit être communiquée au moins six mois à l’avance à tous ses membres et aux conseillers, ainsi qu’à tous les Présidents de Division. Chacune de ces personnes peut ensuite proposer que des points soient inscrits sur le projet d’ordre du jour de la réunion avant la date indiquée sur la page Délais de l’UAI.

30. Les Présidents de Division sortants et futurs sont invités à assister à l’ensemble des sessions non confidentielles du Comité exécutif sortant et futur, respectivement, au cours de l’année de l’Assemblée générale. Le Président invitera les Présidents de Division à assister aux réunions du Comité exécutif de l’année précédant une Assemblée générale. Les Présidents de Division assistent à ces sessions en ayant le droit de s’y exprimer mais ne prennent part à aucun vote.

31. Le Comité exécutif peut prendre des décisions officielles si au moins la moitié de ses membres participent au débat et votent sur un point. Les décisions sont prises à la majorité simple des votes exprimés. En cas d’égalité des votes, le vote du Président les départage. Les Membres qui ne sont pas en mesure d’être présents peuvent, par courrier ou courriel adressé au Président avant la réunion, autoriser un autre membre à voter en leur nom ou soumettre des votes valables sur des points spécifiques.

32. En cas d’événements qui nécessiteraient une action de la part du Comité exécutif entre ses réunions régulières, le Comité peut se réunir par téléconférence ou par tout moyen de correspondance électronique ou autre qu’il déciderait. En pareils cas, les Membres du Bureau présentent une description claire du point à traiter, avec un délai pour les réactions. Si les Membres du Bureau proposent une décision spécifique sur un point, la décision est considérée comme approuvée, à moins qu’une majorité des membres ne votent contre dans le délai imparti. En cas de retard de communication, ou si l’information disponible est jugée insuffisante pour qu’une décision puisse être prise, le délai est étendu ou la décision est reportée à une réunion ultérieure si deux membres au moins du Comité exécutif en font la demande.

33. En règle générale, les Membres du Bureau de l’UAI se réunissent une fois par an au Secrétariat de l’UAI afin d’examiner toutes les questions importantes pour l’Union. Les autres membres du Comité exécutif et les Présidents de Division sont invités à soumettre des points pour examen par les réunions des Membres du Bureau et reçoivent des procès-verbaux succincts de ces réunions.

34. Si l’un des membres du Comité exécutif a un conflit d’intérêts sur un point traité par le Comité exécutif, qui est susceptible de compromettre sa capacité à agir dans le plein intérêt de l’Union, il doit déclarer ce conflit d’intérêt au Comité exécutif, et le Secrétariat doit en être informé pour l’enregistrer. Les autres membres du Comité exécutif déterminent le niveau auquel les membres ayant un conflit d’intérêt potentiel sont susceptibles de participer aux discussions sur les points concernés.

VIII. RÉUNIONS SCIENTIFIQUES ET PUBLICATIONS

Les réunions et leurs actes constituent une part essentielle des activités de l’Union. L’objectif des réunions scientifiques est d’offrir un forum pour le développement et la diffusion de nouvelles idées, et les actes sont la trace écrite des discussions.

35. Le Secrétaire général publie sur les Transactions et sur le site web de l’UAI les règles applicables aux réunions scientifiques organisées ou financées par l’Union.

36. En règle générale, les actes des Assemblées générales et d’autres réunions scientifiques organisées ou financées par l’Union sont publiés. Pour assurer une publication rapide des actes des symposiums et colloques de l’UAI, le Secrétaire général adjoint peut superviser la production des éléments des actes. L’Union publie un Bulletin d’information à intervalles réguliers pour tenir les membres informés des événements en cours et futurs de l’Union. L’Union publie également une Lettre d’information périodique plus informelle, diffusée par voie électronique à ses membres. Le Comité exécutif décide de la portée, du format, et des politiques en matière de production de ces publications, en tenant dûment compte de la nécessité d’assurer une diffusion rapide des résultats scientifiques, ainsi que des conséquences financières pour l’Union. Actuellement, les publications sont sous formats papier et électronique.

37. Les Divisions, les Commissions et les Groupes de travail sont, avec l’approbation du Comité exécutif, encouragés à publier des lettres d’information ou des publications semblables portant sur des points pertinents de leurs activités.

IX. MANDAT DES DIVISIONS

Les Divisions sont les piliers scientifiques de l’UAI. Elles ont la responsabilité principale de suivre l’évolution scientifique internationale de l’astronomie dans leurs domaines et de veiller à ce que l’UAI aborde les questions les plus importantes de l’époque avec le maximum de prévoyance, d’esprit d’entreprise et de jugement scientifique. Pour remplir ce rôle, les Divisions de l’UAI doivent maintenir un équilibre entre innovation et continuité. Conformément au Règlement § V, seul.es les membres de l'UAI peuvent faire partie d'une Division. En outre, l'adhésion à l'UAI est une condition préalable à l'exercice de toute fonction de direction au sein d'une Division, de ses Commissions ou de ses Groupes de Travail.

Le mandat ci-après, révisé et approuvé par le Comité exécutif lors de la XXIX^e Assemblée générale tenue à Honolulu (2015) a été rédigé pour faciliter ce processus, selon les dispositions fixées dans les Statuts §X et le Règlement intérieur §V.

38. Comme indiqué au point 18 du Règlement intérieur, les affaires scientifiques d’une Division sont gérées par un Comité de pilotage de la Division, avec à sa tête un Président, un Vice-Président et un Secrétaire. Le Comité de pilotage comprend également les Présidents des Commissions affiliées ou leurs représentants (en cas de Commission « transversale » entre Divisions) (cf. §41b), et 6 membres élus par les membres de la Division. Toutes les décisions importantes de la Division nécessitent l’approbation du Comité de pilotage, et le Président et le Vice-Président sont responsables de l’organisation des travaux du Comité en veillant à ce que ses membres soient consultés en temps opportun. Le Secrétaire de Division est désigné parmi les membres du Comité de pilotage de la Division (cf. §39e), mais ne peut pas être un Président de Commission. Les coordonnées des membres du Comité de pilotage sont tenues à jour sur le site web de la Division.

Sauf si le Comité exécutif l’autorise au cas par cas, le Président d’une Division ne peut pas être président d’une autre Division ou d’une Commission, ou le Président d’un Groupe de travail.

39. Les Membres individuels et junior de l’Union peuvent librement intégrer ou quitter la ou les Division(s) de leur choix, mais doivent appartenir à au moins une Division. S’ils souhaitent changer d’affectation, les membres d’une Division doivent en informer immédiatement le Secrétaire de Division, et le notifier au Secrétariat de l’UAI pour que la base de données des membres soit constamment maintenue à jour.

39.a. La liste des membres de la Division est régulièrement actualisée par le Secrétariat de l’UAI, et peut être exportée à partir de la base de données des membres de l’UAI à des fins de communication au sein de la Division. Le Secrétariat de l’UAI peut également fournir une aide pour la diffusion d’informations parmi les membres de la Division (par l’intermédiaire de lettres d’information électroniques, etc.).

40. L’efficacité de la Division dépend grandement de la réputation scientifique et de l’engagement de son Président et de son Vice-Président en faveur de la mission de la Division. Le Comité exécutif, en proposant les nouveaux Présidents et Vice-Présidents de Division en vue de leur élection par l’Assemblée générale, se basera largement sur les recommandations du Comité de pilotage de la Division. Afin de préparer une liste solide de candidatures pour ces fonctions, et pour les remplacements au sein du Comité de pilotage, les procédures suivantes s’appliquent normalement :

40.a. Les candidatures sont proposées et sélectionnées parmi les membres de la Division sur la base de leurs qualifications, expérience et réputation dans les domaines couverts par la Division. Les Comités de pilotage doivent en outre avoir un équilibre femmes/hommes et une large représentation géographique.

40.b. Au moins six mois avant une Assemblée générale, le Comité de pilotage sortant soumet aux membres de la Division une liste de candidats aux fonctions de Président et Vice-Président (pour lesquels il doit y avoir les noms d’au moins deux personnes acceptant de s’engager), et pour le futur Comité de pilotage, selon la composition décrite au §37. Le Comité de pilotage sortant définit la procédure par laquelle le nombre requis de candidats est élu par les membres, et sollicite des nominations parmi l’ensemble des membres ou des candidatures spontanées. Il est souhaitable qu’il y ait plus de candidatures proposées que de postes à pourvoir au sein du nouveau Comité de pilotage. Un vote est ensuite organisé, normalement par voie électronique, parmi l’ensemble des membres des organes précités. Les résultats des élections sont transmis au Secrétaire général pour information au moins trois mois avant l’Assemblée générale.

Le vote électronique peut être organisé par le Secrétariat.

40.c. Le Vice-Président est normalement désigné pour succéder au Président. Le Président sortant participe aux délibérations du nouveau Comité de pilotage à titre consultatif. Les membres du Comité de pilotage restent normalement en fonction pour deux mandats au maximum, à moins d’être élu Vice-Président de la Division. Les Présidents ne sont normalement en fonction que pour un mandat.

40.d. Un membre du Comité de pilotage reste normalement en fonction pour deux mandats au maximum, à moins d’être élu Vice-Président de la Division lors de son deuxième mandat.

40.e. Le Comité de pilotage décide des procédures de désignation du Secrétaire de Division, qui est responsable de l’actualisation du site web de la Division et/ou de la fourniture des informations pertinentes au Secrétariat de l’UAI, de l’établissement des comptes-rendus des activités de la Division, et d’autres règles pour mener ses affaires lors de réunions en présentiel ou à distance.

40.f. En cas de Division nouvellement constituée, les paragraphes 39a-39c ne s’appliquent pas. Le Comité exécutif consulte les Comités de pilotage des Divisions antérieures sur de possibles candidats pour les postes de Président et de Vice-Président de la nouvelle Division pour la période triennale suivante. Le Comité exécutif choisit les noms à proposer à l’Assemblée générale pour les élections.

41. Une responsabilité essentielle du Comité de pilotage est d’assurer une organisation interne des Commissions et Groupes de travail d’une Division qui favorise la réalisation de sa mission. Le Comité de pilotage prend les mesures suivantes pour accomplir sa tâche en temps voulu et de manière efficace :

41.a. Au cours de la première année après une Assemblée générale - avec une réunion de travail de la Division lors de l’Assemblée générale comme point de départ naturel - le Comité de pilotage détermine avec ses Commissions, et en son sein, si des modifications de la structure des Commission et Groupes de travail sont susceptibles de lui permettre de mieux remplir sa mission à l’avenir. En règle générale, des Groupes de travail peuvent être créés (conformément aux dispositions du point 21 du Règlement intérieur et du point 23 du Règlement intérieur) à tout moment pour de nouvelles activités qui sont, soit pour une durée déterminée, soit de nature exploratoire. Si l’expérience, éventuellement d’un Groupe de travail existant, montre qu’une partie importante des activités de la Division nécessite un organe de coordination pour une période plus longue (une décennie voire plus), une nouvelle Commission peut être créée (Statutes § 22), suite à un appel à propositions pour des Commissions.

41.b. Chaque fois que le Comité de pilotage constate que la création d’un nouveau Groupe de travail ou Commission de Division est motivée comme il se doit, il peut agir immédiatement comme indiqué au point 21 du Règlement intérieur ou au point 23 du Règlement intérieur, indépendamment des Assemblées générales. Toutefois, en préparation des Assemblées générales, le Comité de pilotage doit soumettre pour approbation sa proposition complète de poursuite, cessation ou fusion de ses Commissions et Groupes de travail au Secrétaire général au moins un mois avant la réunion du Comité exécutif qui se tient avant l’Assemblée générale.

41.c. Le Président et le Comité de pilotage maintiennent des contacts fréquents avec les autres Divisions de l’UAI pour veiller à ce que toute question nouvelle ou interdisciplinaire qui apparaîtrait soit traitée de manière appropriée et efficace.

X. MANDAT DES COMMISSIONS

Le rôle des Commissions est d’organiser le travail de l’Union dans des sous-ensembles spécialisés de domaines de leur(s) Division(s) mère(s), lorsque l’activité correspondante est jugée avoir une importance notable sur une période d’une décennie ou plus. Le Comité exécutif peut alors, sur recommandation d’une Division ou plus, décider de publier un appel à proposition public pour des Commissions, lorsqu’il ressort que des domaines s’inscrivent dans une évolution à long terme et que l’Union est susceptible de jouer un rôle important de promotion de cette évolution au niveau international (Statuts, § 22). De même, le Comité exécutif peut mettre un terme à des Commissions sur recommandation de la ou des Division(s) mère(s) si leurs activités peuvent être réalisées de manière efficace par les Division(s) mère(s). Compte tenu des activités variées de l’Union, les Commissions peuvent avoir des domaines purement scientifiques ou de nature plus organisationnelle et/ou interdisciplinaire. Elles appartiennent normalement à l’une des Divisions de l’UAI dont elles dépendent, mais peuvent également être communes à deux Divisions ou plus (cf. Règlement intérieur § 23). Les Commissions au sein d’une Division ne sont pas censées couvrir tous les domaines scientifiques de la Division, de sorte que certains domaines peuvent ne pas être couverts par des Commissions pendant une période donnée. Conformément au Règlement § VI, seul.es les membres de l'UAI peuvent faire partie d'une Commission. L'adhésion à l'UAI est également une condition préalable pour occuper un poste de direction au sein d'une Commission.

Une Division peut temporairement ne pas avoir de Commission.

Le mandat ci-après a été révisé et approuvé par le Comité exécutif lors de la XXIX^e Assemblée générale tenue à Honolulu (2015). Il s’applique si une Division a une ou plusieurs Commissions.

42. Les activités d’une Commission sont gérées par un Comité d’organisation de 4-8 membres de la Commission, avec à sa tête un Président et un Vice-Président de Commission (cf. Règlement intérieur § 22). Un membre du Comité d’organisation est normalement en fonction pendant au maximum deux mandats, à moins d’être élu Vice-Président de la Commission lors de son deuxième mandat. Les Présidents ne font qu’un mandat. Tous les membres du Comité d’organisation sont censés être actifs, et sont consultés pour toutes les actions importantes de la Commission. Le Comité d’organisation nomme un Secrétaire de Commission qui assure les comptes-rendus des activités de la Commission en coopération avec le Secrétaire de Division et le Secrétariat de l’UAI. Les coordonnées des membres du Comité d’organisation sont tenues à jour par le Secrétariat de l’UAI.

Sauf si le Comité exécutif l’autorise au cas par cas, le Président d’une Commission ne peut pas être président d’une Division ou d’une autre Commission, ou président d’un Groupe de travail.

42.a. Les Présidents de Commission ou leurs représentants sont membres d’office des Comités de pilotage des Divisions auxquelles elles sont affiliées (Règles de travail, § 37), comme indiqué ci-après.

42.b. Dans leurs relations avec les Divisions, les Commissions relèvent de trois catégories :

(a) Les Commissions ordinaires sont affiliées à une Division « mère » uniquement. Le Président de Commission est membre du Comité de pilotage de sa Division mère.

(b) Les Commissions inter-Division sont affiliées à plus d’une Division, mais une est la Division « principale ». Le Président de Commission est membre du Comité de pilotage de sa Division principale.

(c) Les Commissions transversales entre Divisions sont affiliées à plus d’une Division sur une base paritaire. Le Comité d’organisation de la Commission enverra un représentant en tant que membre d’office dans chaque Comité de pilotage de ses Divisions mères.

43. Les Membres individuels ou junior de l’Union peuvent intégrer ou quitter une Commission à tout moment, tout en n’appartenant pas à plus de trois Commissions (participer à une 4e Commission est autorisé si celle-ci appartient à la Division B ou C). Ils informent immédiatement le Secrétaire de Commission compétent et le Secrétariat de l’UAI. Le Secrétaire de Commission tient en permanence une liste actualisée des membres de la Commission, en coordination avec le Secrétariat de l’UAI. Si un changement d’affectation dans une Commission implique un changement d’affectation dans une Division, ce changement doit également être notifié aux Secrétaires de Division compétents, et au Secrétariat de l’UAI, pour que la base de données des membres soit constamment à jour.

44.

44.a. Au moins six mois avant une Assemblée générale, le Comité d’organisation sortant soumet aux membres de la Commission une liste de candidats pour les postes de Président et Vice-Président (pour lesquels il convient qu’il y ait les noms d’au moins deux personnes souhaitant s’engager), et pour le futur Comité d’organisation, selon la composition définie au point 22a du Règlement intérieur. Le Comité d’organisation sortant définit la procédure par laquelle le nombre requis de candidats est élu par les membres, et sollicite des nominations parmi l’ensemble des membres ou des candidatures spontanées. Il est souhaitable qu’il y ait plus de candidatures proposées que de postes à pourvoir au sein du nouveau Comité d’organisation. Un vote est ensuite organisé, normalement par voie électronique, parmi l’ensemble des membres des organes précités. Les résultats des élections sont transmis au Secrétaire général pour information au moins trois mois avant l’Assemblée générale.

Le vote électronique peut être organisé par le Secrétariat.

44.b. Le Vice-Président est normalement désigné pour succéder au Président. Le Président sortant participe aux délibérations du nouveau Comité d’organisation à titre consultatif. Les membres du Comité d’organisation sont normalement en poste pour deux mandats au maximum, à moins d’être élu Vice-Président de la Commission. Les Présidents font normalement un seul mandat.

45. Au moins six mois avant chaque Assemblée générale, le Comité d’organisation soumet à sa ou ses Division(s) mère(s) un rapport sur ses activités au cours de la période triennale passée, avec sa recommandation quant à la poursuite de la Commission pour trois nouvelles années, ou sa fusion avec une Commission ou plusieurs, ou sa cessation. Si la poursuite est proposée, un plan d’activités pour les trois prochaines années doit être présenté, y compris celles de tout Groupe de travail que la Commission propose de conserver pendant cette période.

46. Le Comité d’organisation décide de ses propres règles pour mener ses activités avec des réunions en présentiel ou des échanges (par courriel). Ces règles doivent être approuvées par le Comité de pilotage de la ou des Division(s) mère(s).

XI. COMITÉ SPÉCIAL DES NOMINATIONS

47. Environ six mois avant le début de l’Assemblée générale, le Secrétaire général invite les Présidents de Division et les membres du Comité exécutif à désigner de possibles membres du Comité spécial des nominations dans un délai de 3 mois avant l’Assemblée générale. Le Comité exécutif prépare une liste de candidats en consultation avec le Comité d’admission en vue de leur nomination lors de la séance administrative finale de l’Assemblée générale. Le Comité spécial des nominations, une fois instauré, élit son Président.

XII. STATUT« ASSOCIÉ » DE L’UAI

Le statut « Associé » de l’UAI est accordé sur invitation exclusivement, à des personnes qui ne sont pas membres de l’UAI, mais ont une participation active aux travaux de l’UAI, en tant que membres d’un Groupe de travail, d’une Commission ou d’une Division. Le statut est temporaire et doit être reconfirmé au moment des Assemblées générales. Les personnes « associées » sont désignées par le Groupe de travail, la Commission ou la Division avec lequel ou laquelle elles travaillent et elles figurent sur le site web de l’UAI en qualité d’« Associés ».

48. La désignation en tant qu’« Associé » de l’UAI doit être approuvée (et dûment justifiée) par le Président/Comité au niveau hiérarchique supérieur. Plus précisément:

48.a. Un Associé d’un groupe de travail de Commission doit être approuvé par le Président de la Commission correspondante;

48.b. Un Associé d’un groupe de travail de Division doit être approuvé par le Président de la Division correspondante;

48.c. Un Associé de Commission doit être approuvé par le Président de la Division correspondante;

48.d. Un Associé de Division doit être approuvé par le Comité de pilotage de la Division sur recommandation du Président de la Division correspondante;

48.e. Un Associé d'un groupe de travail de Comité Executif doit être approuvé par le Secrétaire Générale de l'UAI ou le Président après avoir été approuvé par le Président du groupe de travail correspondante.

49. Les nominations (ou la fin de mandat) peuvent avoir lieu à tout moment. Dans tous les cas, le Secrétaire de Division (ou les Secrétaires de Division, en cas de Groupes de travail inter-Commission ou inter-Division) doit être informé de la nomination. Le Secrétaire de Division a la liste de toutes les personnes « Associées » au sein de la Division, et est la personne de contact avec le Secrétariat de l’UAI pour actualiser la base de données.

50. Afin de disposer d’une base de données fiable pour les « Associés », ces derniers doivent être explicitement reconfirmés à chaque période triennale par les Secrétaires de Division, par notification au Secrétariat de l’UAI. Par défaut, les « Associés » qui n’auraient pas été reconfirmés à la fin d’une Assemblée générale seront automatiquement indiqués comme « inactifs » dans la base de données jusqu’au renouvellement de leur confirmation.

51. Une fois le statut d’« Associé » accordé, les Associés sont considérés comme des membres de l’UAI (même accès aux informations, lettres d’information électroniques, communication interne de Commission ou Division, participation aux activités de Commission ou Division, etc.), excepté le fait qu’ils ne peuvent pas voter. En pratique, cela signifie que leur adresse électronique ne figure pas dans la liste des votants, réservée aux membres de l’UAI.

52. En règle générale, les Associés ne peuvent pas être nommés par plus d’un organe de l’UAI (Groupe de travail, Commission, etc.), et ils ne devraient représenter qu’une petite partie de l’organe de l’UAI qui les a désignés. La supervision d’un Groupe de travail par une Commission, etc., et le suivi par le Secrétaire de Division, devraient constituer une bonne garantie en la matière.

53. À des fins de clarté du lien entre un Associé et l’UAI, le profil « Associé » dans la base de données de l’UAI mentionnera uniquement l’organe invitant (par ex., « Associé Groupe de travail Astrochimie Commission 34 Division H », et pas une affectation distincte « Matière interstellaire et Univers local Division H » et « Matière interstellaire Commission 34 Division H » par défaut comme c’est le cas quand quelqu’un est membre de l’UAI dans une Commission ou un Groupe de travail en particulier).

54. En reconnaissance de leur rôle, les Associés ayant travaillé en lien étroit avec l’UAI pendant une longue période peuvent être recommandés en vue d’une adhésion à l’UAI au Comité exécutif par le Président de la Division compétente, qui doit informer le Secrétaire général (chargé de le notifier au Comité national compétent) six mois avant le début d’une Assemblée générale.

55. Les Associés peuvent également être nommés à tout moment membres d’un Groupe de travail du Comité exécutif (EC-WG), sur recommandation de son Président. Dans ce cas, la nomination est approuvée par le Secrétaire général, au nom du Comité exécutif. La base de données de l’UAI est actualisée en conséquence, avec la mention « Associé EC-WG [nom du Groupe de travail] ». Les Associés EC-WG ont le même statut que les autres Associés de l’UAI (cf. point 49, en remplaçant « Secrétaires de Division » par « Secrétaire général », et point 50), mais qui finit quand le EC-WG prend fin.

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